Companie cu 400+ angajati

Profil companie

Compania opereaza in domeniul IT&C, arhivare electronica, managementul documentelor, captura de date din formulare, fluxuri de lucru cu documente, servicii de conversie a arhivelor fizice, servicii de procesare date, servicii de GIS.

Compania este organizata ca un grup de companii avand arondate o companie specializata in servicii GIS si o alta companie specializata in servicii de conversie a arhivelor fizice.

Compania mama este organizata pe departamente productive (Departament Business Development, Departament Procesare arhive Electronice, Departament Dezvoltare software, Departament Project Management) si departamente suport (Contabilitate, HR, IT, Juridic, Facility Management). Fiecare departament are un Manager de Departament si echipe tehnice specializate.

Cele doua companii arondate au echipe tehnice specializate si echipe administrative insa nu au departamente suport, rolul acestora fiind preluat de compania mama.

Mod de lucru

Toate companiile din grup sunt centre de venit si cheltuiala.

Toate contractele sunt monitorizate ca si proiecte (centre de venit si cheltuiala).

Exista tinte de vanzari si obiective de dezvoltare la nivelul fiecarei companii.

Oportunitatile se concretizeaza in contracte semnate (care sunt derulate ca proiecte).

Marja de profit a fiecarui proiect se supune politicii impuse de compania mama. Compania mama decide politicile de vanzari si dezvoltare pentru cele doua companii arondate.

Proiectele sunt monitorizate astfel incat sa genereze profitul estimat la semnarea contractului. Profitul este monitorizat la nivel de proiect (contract) si de companie astfel incat acesta sa se auto sustina, sa asigure profitul anual al companiei si pe cel al grupului.

Schimbari implementate de Discern

Pontajele se faceau saptamanal ca si numar de ore lucrate efectiv pe fiecare proiect in parte. Nu exista o legatura directa intre tipul de resursa alocata si orele inregistrate. Nu exista o legatura directa intre numarul total de resurse ale companiilor si numarul de resurse care ponteaza si care nu ponteaza.

Discern a rezolvat acest aspect prin faptul ca pontajele sunt completate de fiecare angajat in parte astfel incat exista o legatura directa intre munca prestata si centrul de venit si cost. Mai mult decat atat, s-a creat o legatura directa intre tipul de resursa alocat si centrul de cost, fie ca ne referim la proiecte (contracte – centre de venit si cheltuiala) sau la structuri suport care sunt doar centre de cost. Un efect secundar deosebit de valoros a constat in faptul ca angajatii au devenit mai responsabili si mai constienti de munca prestata si de faptul ca intarzierile in livrare sau calitatea slaba a muncii prestate au un efect direct asupra indicatorilor de profit ai proiectului si implicit a intregii companii.

Nu exista o vizibilitate clara a venitului versus cheltuiala. Veniturile si cheltuielile erau tinute sub control de departamentul financiar, neexistand o situatie clara a celor doi indicatori simultan. Mai mult decat atat, echipele de implementare si de management de proiect nu aveau nici o vizibilitate asupra indicatorilor financiari ai proiectelor.

Discern a rezolvat acest aspect tinand cei doi indicatori (venituri si cheltuieli) in aceeasi aplicatie oferind echipei de management de proiect, management operational si dezvoltare de business vizibilitate asupra acestora. Discern face o comparatie in timp real intre venituri si cheltuieli in orice moment din perioada de derulare a proiectelor si chiar ofera o imagine a esalonarii acestora pe intreg ciclul de viata al proiectului. Mai mult decat atat aplicatia permite in orice moment o comparatie vizuala intre planul de business initial (conform contractului) si nivelul actual al veniturilor si cheltuielilor pe proiect.

Agregarea datelor pentru toate proiectele se facea manual datorita faptului ca sistemul informatic utilizat permitea doar contorizarea facturilor de venit si cheltuiala si nu tinea cont de cheltuielile cu resursele umane. Mai mult decat atat, veniturile si cheltuielile erau inregistrate in sisteme informatice diferite, neexistand o corelare directa intre acestea. Nu exista o corelare intre cheltuielile cu resursele umane si proiecte, acestea fiind tinute sub control prin estimari care de cele mai multe ori afisau rezultate cu un grad foarte mare de aproximare.

Discern a rezolvat aceasta problema prin faptul ca toate datele sunt pastrate in aceeasi aplicatie iar raportarea se face in timp real. aplicatia monitorizeaza in timp real veniturile si cheltuielile la nivel de proiect, companie si grup de companii.

Previzionarea veniturilor si cheltuielilor pe proiecte se facea offline utilizandu-se Microsoft Office Excel. aceasta activitate era coordonata de departamentul financiar, structurile operationale si de management de proiect fiind doar consultate. Procesarea datelor se facea greoi deoarece datele fiecarui proiect erau coroborate cu datele celorlalte proiecte din companie si apoi la nivel de grup de companii. Volumul de munca era considerabil iar rezultatele aveau un grad mare de incertitudine datorita metodelor manuale de colectare si procesare a datelor.

Discern a rezolvat aceasta problema prin faptul ca tine la un loc veniturile si cheltuielile realizate pana in prezent si veniturile si cheltuielile preconizate a se realiza in viitor, pana la sfarsitul proiectului. interfata usor de utilizat si optiunile de comparare in timp real cu planul de business (contractul) reduc semnificativ probabilitatea erorii umane iar raportarea la nivel de companie si grup de companii se face in timp real fara ca cineva anume sa fie nevoit sa integreze date si sa genereze rapoarte specifice. Mai mult decat atat, aplicatia este folosita si de departamentul de Business Development (sales, presales si BID) pentru preconizare vanzari oferind o imagine in timp real la nivel de companie si grup de companii privind nivelul preconizat de atingere a vanzarilor asumate prin obiectivele de business.

Contorizarea volumului de munca intre companii era foarte dificil de realizat. Datorita faptului ca cele doua companii satelit nu au structuri suport, rolul acestora fiind preluat de compania mama, a devenit foarte dificil sa se determine costurile reale inregistrate de aceste companii pentru implementarea proiectelor. Mai mult decat atat, exista situatii cand resurse operationale incadrate pe o companie sa presteze activitati pe contracte derulate de alta companie din grup. acest aspect are un impact direct in evaluarea obiectiva a fiecarui proiect pentru a se determina profitabilitatea acestuia si impiedica colectarea unor informatii reale pentru stabilirea strategiilor de business si a politicii de pret.

Discern a rezolvat aceste aspecte prin faptul ca a permis ca pontarea sa se faca pe oricare proiect, indiferent de companie, creand astfel premisele contorizarii corecte a muncii prestate pe o anumita companie de catre resurse incadrate pe o alta companie. avand aceste informatii, companiile din grup au facut contracte intre acestea pentru a regla aceste cheltuieli iar evaluarea cheltuielilor pe fiecare proiect in parte s-a facut riguros.

Valoare adaugata Discern

Responsabilizare angajatii. Datorita faptului ca angajatul are o imagine clara asupra muncii sale si mai ales a timpilor nealocati pe un proiect anume pe care ar trebui sa ii foloseasca in mod constructiv, eficienta muncii a crescut cu 40%.

Responsabilizare manageri. Datorita faptului ca managerii au vizibilitate totala asupra veniturilor si cheltuielilor acestia au devenit mult mai responsabili in respectarea termenelor, alocarea eficienta de resurse si identificarea unor masuri de optimizare a cheltuielilor. acest lucru a crescut rata de succes a proiectelor cu 35%.

Claritate la nivel de companie din grup. La nivel de companie din grup exista dashboard-uri prin care veniturile si cheltuielile sunt tinute sub control astfel incat cifrele asumate prin obiectivele de business sunt analizate creand astfel premisele ca decizii de management sa poata fi luate in timp real. acest lucru a crescut profitabilitatea la nivel de companie cu 32%.

Claritate la nivel de grup de companii. La nivel de grup de companii exista dashboard-uri prin care veniturile si cheltuielile la nivel de companii si de structuri suport sa poata fi analizate in timp real astfel incat derapajele sa poata fi identificate in timp util pentru a fi remediate. acest lucru a crescut profitabilitatea companiei cu 26%.

Claritate la nivel de strategie de business. Exista dashboard-uri prin care se pot analiza venituri si cheltuieli pe clienti si furnizori astfel incat top managementul sa poata identifica in timp util anumite dependinte periculoase de anumiti clienti sau furnizori care in urma deteriorarii pot pune in pericol intreg businessul. acest lucru a consolidat pozitia pe piata a companiei si a redus dependentele de furnizori strategici.

Cashflow pozitiv. Exista dashboard-uri prin care se urmareste in timp real nivelul cashflow-ului la nivel de proiect, companie si grup de companii. Un cashflow pozitiv asigura buna functionare a companiei si este un indicator de bunastare. acest lucru a crescut solvabilitatea companiilor, a crescut cu 63% gradul de satisfactie a furnizorilor si implicit reducerea costurilor de aprovizionare prin eliminarea riscurilor financiare si a redus cu 2% dobanzile pentru creditare.